By Wisnu Ardhi
Tidak sedikit Business Owner & Human Capital Practitioner yang menyampaikan bahwa di perusahaan sudah melakukan berbagai macam pelatihan/pembelajaran yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan karyawan. Pembelajaran-pembelajaran dilakukan tidak hanya oleh tim internal perusahaan tetapi seringkali juga mengundang trainer eksternal untuk mendapatkan hasil yang lebih maksimal.
Akan tetapi beberapa Business Owner menyampaikan belum mendapatkan manfaat yang optimal ataupun adanya perubahan perilaku dari karyawan yang telah mengikuti pembelajaran tersebut. Padahal untuk menyelenggarakan pembelajaran tersebut perusahaan juga tidak sedikit dalam berinvestasi. Mereka perlu mengeluarkan budget yang cukup tinggi bahkan mengikutsertakan karyawan mereka dalam program pembelajaran yang terbaik. Pertanyaannya apa yang SALAH dalam pelaksanaan pembelajaran tersebut???
Perusahaan yang berkonsentrasi dalam pengembangan karyawan dengan memberikan pembelajaran-pembelajaran untuk karyawan merupakan satu langkah yang sudah tepat dan bahkan maju untuk dilakukan. Sampai sebelum datangnya pandemi COVID19, untuk mengikutsertakan karyawan dalam sebuah pembelajaran atau training, perusahaan tidak hanya berinvestasi pada biaya pembelajaran tetapi seringkali juga harus memikirkan akomodasi. Misalnya saja, training yang dilakukan berada di luar kota pasti membutuhkan biaya transportasi, dinas, dll. Hal itu diberikan karena pelaksanaan pembelajaran masih seringkali dilaksanakan secara offline atau tatap muka, sehingga karyawan yang akan mengikuti pembelajaran harus datang ke tempat pelaksanaannya.
Berbeda halnya setelah datangnya pandemi COVID19, banyak sekali pembelajaran–pembelajaran yang ditawarkan secara online, oleh banyak media. Sehingga karyawan dapat mengikuti proses pembelajaran dari kantor, rumah, atau tempat – tempat lain yang nyaman untuk mengikuti proses pembelajaran ini. Ternyata dengan datangnya pandemi COVID19 ini juga memiliki dampak yang positif dalam memberikan proses pembelajaran. Sehingga banyak sekali pembelajaran-pembelajaran yang dapat diikuti selama ERA NEW NORMAL, melalui banyak platform, cara dan bahkan vendor. Dengan adanya banyak pembelajaran yang mudah diakses oleh karyawan, apakah secara langsung mampu meningkatkan performance karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan?
Mari kita lihat kembali dari masa sebelum pandemi COVID19 datang. Perusahaan perlu berinvestasi cukup besar untuk mengembangkan pengetahuan karyawan tetapi masih saja kurang efektif. Mungkin caranya yang belum tepat atau saat itu perusahaan masih ragu mengikutsertakan banyak karyawannya untuk dapat terlibat dalam training. Kemudian setelah datang pandemi COVID19, banyak pembelajaran yang dapat diakses dengan mudah untuk meningkatkan kemampuan karyawan. Sayangnya, apabila tidak diarahkan sesuai dengan tujuan perkembangan perusahaan juga akan sama sja menjadi kurang efektif.
Lalu apa yang bisa dilakukan untuk menjembatani 2 hal tersebut? Antara lain yaitu seorang Human Capital Practitioner harus mulai merancang program pembelajaran/kurikulum pembelajaran yang saling terintegrasi. Program pembelajaran ini akan menghasilkan nilai yang lebih besar bagi organisasi ketika program pembelajaran sesuai dengan kebutuhan kompetensi karyawan dan juga tujuan perusahaan. Perusahaan tentunya berharap dalam memberikan pembelajaran kepada karyawan dapat melatih kompetensi karyawan serta dapat mengembalikannya dalam bentuk kontribusi yang lebih produktif, meskipun perusahaan harus berinvestasi untuk mewujudkannya. Sebagian besar perusahaan melatih tim di berbagai bidang seperti kepemimpinan, komunikasi, manajemen kinerja, dll. Namun sayangnya, Business Owner tidak merasakan manfaat dari pembelajaran yang telah dilakukan untuk meningkatkan performance perusahaan melalui karyawan tersebut.
Maka, langkah apa yang dapat dilakukan agar proses pembelajaran mampu memberikan dampak yang positif bagi perkembangan perusahaan? Langkah yang dapat dilakukan dengan menyusun sebuah program pembelajaran yang struktur dengan rapi dan menyesuaikan arah/perkembangan perusahaan, maka perusahaan akan mendapatkan beberapa manfaat sbb:
- Pembelajaran sesuai arah dari perkembangan perusahaan
- Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan kerja karyawan
- Pembelajaran menjadi lebih terstruktur
- Pembelajaran memiliki dampak terhadap bisnis
Pembelajaran atau pelatihan yang terstruktur dan memperhatikan apakah program pembelajaran tersebut sudah sesuai dengan tujuan perusahaan, maka Business owner tidak perlu mengkhawatirkan arah ataupun hasil dari pembelajaran/pelatihan itu. Selain itu dengan pembelajaran yang terstruktur dan jelas arah pengembangannya, akan membantu perusahaan dalam meningkatkan kemampuan karyawan yang secara tidak langsung juga membuat perusahaan lebih berkembang.
Beberapa hal ini yang perlu dilakukan untuk membuat sebuah program pembelajaran untuk mengembangkan karyawan :
#1 Mengidentifikasi kesenjangan keterampilan karyawan dengan melakukan TNA
Mengidentifikasi area dimana organisasi paling perlu meningkatkan kemampuan karyawan adalah langkah penting dalam setiap upaya perubahan. Peningkatan keterampilan seperti itu sangat membantu terutama pada saat di mana sumber daya yang kompeten terbatas dan harus menutup kesenjangan kompetensi agar perusahaan dapat mencapai tujuan.
Namun, banyak program pembelajaran atau pelatihan tidak memberikan hasil yang diinginkan. Salah satu alasannya adalah bahwa biasanya program yang dibuat diluncurkan tanpa pengetahuan yang memadai tentang di mana terdapat kesenjangan dalam keterampilan karyawan. Menemukan kesenjangan yang terjadi merupakan cara yang baik untuk menunjukkan kebutuhan pembelajaran perusahaan yang dapat dilakukan dengan membuat survei, kuesioner ataupun wawancara. Keuntungan tambahan dari pendekatan inklusif ini adalah meningkatkan kesadaran atasan dan karyawan akan kebutuhan belajar dan membantu memecah hambatan apa pun untuk mempelajari keterampilan baru.
#2 Mempelajari Kamus Kompetensi
Dalam melakukan pembelajaran yang memiliki dasar dan arah dalam menjalankan pelatihan, sebenarnya dapat diambil dari kamus kompetensi yang sudah tersusun di perusahaan. Mengapa kamus kompetensi dapat menjadi salah satu dasar penyusunannya?
Yuuk pelajari dari proses penyusunan kamus kompetensi terlebih dahulu! Dalam melakukan penyusunan kamus kompetensi, tentu akan memperhatikan value perusahaan yang dimasukkan dalam Core Competency dimana akan diuraikan lebih detail terkait tindakan apa yang dilakukan oleh tim dalam melakukan kegiatannya sehari-hari. Selanjutnya melihat dari sisi Generic Competency telah menguraikan kompetensi-kompetensi apa yang diperlukan oleh perusahaan secara umum sehingga pada saat karyawan memiliki kompetensi tersebut karyawan dapat upgrade skill dan secara tidak langsung perusahaan akan dapat merasakan peningkatan kompetensi karyawan dalam pertumbuhan bisnis. Yang terakhir Specific Competency dalam uraian ini akan lebih fokus pada setiap jabatan di sebuah perusahaan, maka dalam hal ini kita akan mengurai lebih spesifik terkait kebutuhan kompetensinya.
Setelah memiliki kamus kompetensi perusahaan dapat menyusun program pembelajaran berdasarkan kamus kompetensi yang ada. Selanjutnya, dari kamus kompetensi tersebut Human Capital Practitioner dapat mengembangkan pelatihan sesuai kompetensi yang diperlukan di perusahaan.
Contoh kamus kompetensi secara lengkap dapat dilihat di HCA Online Mentoring Program (www.sinergiaconsultant.com/membership). Atau Anda dapat DOWNLOAD GRATIS Kamus Kompetensi ini di www.sinergiaconsultant.com/freekkompetensi .
#3 Melakukan Analisa Pembelajaran Melalui Job Desk
Uraian pekerjaan atau Job Desk merupakan sebuah uraian pekerjaan yang biasanya menjadi acuan karyawan dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari. Setiap detail pekerjaan pada jabatan tertentu akan diurai secara detail. Uraian dalam job desk terdapat aktivitas utama, uraian aktivitas, & frekuensi dari pekerjaan tersebut dilakukan berapa kali dalam sehari, sebulan, setahun.
Untuk mengetahui apa yang perlu diperhatikan dalam melakukan penyusunan program pembelajaran yaitu perhatikan uraian aktivitas pada setiap jabatan. Contoh untuk jabatan staff pekerjaan apa yang sering dilakukan berulang ulang atau pekerjaan apa yang sedang difokuskan untuk jabatan itu. Dari hal itu seorang Human Capital Practitioner dapat menyusun program pelatihan apa yang diperlukan untuk meningkatkan kompetensi karyawan tersebut.
Setelah melakukan 3 hal tersebut seorang Human Capital Practitioner dapat membuat rancangan program pembelajaran selama 1 tahun atau 6 bulan kedepan. Penyusunan rancangan program pembelajaran ini biasanya dilakukan di akhir atau awal tahun untuk menyusun pembelajaran tahun berikutnya. Dalam berjalannya waktu, rancangan pembelajaran juga dapat di review kembali untuk melihat apakah rancangan pembelajaran yang dibuat sudah sesuai dengan arah bisnis yang dituju perusahaan.
Contoh pada tahun 2020 saat pandemi COVID19 mulai berkunjung ke seluruh dunia, dampak apa yang akan terjadi? Yaa tentunya sebagian besar perusahaan mulai merubah haluan/pivot bisnis agar tetap bertahan dan mampu berjalan beriringan dengan kondisi pandemi COVID19 ini. Untuk itu seorang Human Capital Practitioner harus peka terhadap perubahan yang akan terjadi dalam bisnis. Maka, untuk melakukan penyusunan program pembelajaran ada beberapa komponen yang tidak boleh terlewatkan yaitu :
1) TOR (Term of reference)
TOR (Term of reference) merupakan kerangka acuan yang perlu diperhatikan dalam menyusun program pembelajaran. Dalam uraian TOR (Term of reference) disana akan memuat beberapa hal seperti :
- Latar belakang/ deskripsi pembelajaran
- Tujuan pembelajaran
- Format/metode pembelajaran
- Sasaran
- Waktu
- Jumlah peserta
- Kriteria pemateri
Mengapa dalam melakukan pembelajaran perlu adanya TOR (Term of reference)? Analogi sederhananya seperti ini dalam memberikan sebuah pembelajaran tentu tidak akan dilakukan oleh 1 orang atau bahkan akan ada orang eksternal yang memberikan pembelajaran ke dalam perusahaan. Dengan adanya beberapa orang dan pihak eksternal yang memberikan pembelajaran, maka TOR (Term of reference) berfungsi sebagai standarisasi dalam memberikan sebuah materi pembelajaran.
Bayangkan apabila dalam pembelajaran tentang Customer Oriented perusahaan tersebut belum memiliki TOR (Term of reference). Materi diberikan oleh seorang karyawan A yang sudah terlatih menjadi Trainer, ternyata dalam suatu kesempatan A berhalang hadir untuk mengisi pembelajaran dan digantikan oleh karyawan B yang juga memiliki kemampuan menjadi seorang Trainer. Coba diperhatikan apakah saat memberikan materi Trainer B akan memiliki kesamaan dalam delivery pembelajaran seperti yang dilakukan Trainer A dalam memberikan pembelajaran. Tentu akan ada poin-poin yang berbeda saat Trainer B menyampaikan sebuah pembelajaran, oleh sebab itu diperlukannya sebuah standarisasi sebelum melakukan kegiatan pembelajaran agar tujuan yang ingin dicapai dalam pembelajaran tepat. Meskipun pada pelaksanaanya akan terjadi perbedaan Trainer yang berbeda-beda dalam membawakan materi atau akan ada Trainer yang mengisi dari eksternal.
2) Matrix Pembelajaran
Matrix pembelajaran atau biasanya lebih dikenal dengan sebutan rundown (susunan kegiatan) merupakan salah satu hal yang perlu diperhatikan juga dalam melakukan program pembelajaran. Mengapa dalam melakukan pembelajaran memerlukan matrix atau rundown? Hal ini diperlukan agar saat pelaksanaan pembelajaran sudah tersusun dengan rapi dan sesuai alur yang telah dijadwalkan. Dalam matrix atau rundown terdapat beberapa komponen seperti :
- Waktu
- Peralatan
- Tujuan
- PIC (person in contact)
- Metode
Dalam melakukan penyusunan matrix ini dapat dilakukan idealnya 2 sampai 1 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan pembelajaran. Matrix pembelajaran ini juga dapat digunakan sebagai fungsi kontrol sebelum atau saat kegiatan pembelajaran berlangsung.
3) Modul
Modul atau materi pembelajaran juga perlu dipersiapkan dalam menjalankan proses pembelajaran. Persiapan modul dapat dilakukan 1 minggu sebelum pelaksanaan pembelajaran dimulai. Penyelesaian modul itu dapat menjadi salah satu radar yang digunakan Human Capital Practitioner bahwa komponen – komponen untuk melaksanakan kegiatan pembelajaran telah lengkap. Selain itu Human Capital Practitioner juga dapat memberikan saran atau tindakan perbaikan apabila materi keluar dari TOR (Term of reference) yang sebelumnya pernah dibuat.
Anda bisa mendapatkan semua contoh dokumen di atas jika Anda adalah member dari HCA ONLINE MENTORING PROGRAM (Daftar disini kalau belum menjadi member > www.sinergiaconsultant.com/membership). Dan setelah melihat beberapa hal yang perlu dilakukan untuk menyusun program pembelajaran dan komponen apa saja yang ada dalam melakukan penyusunan pembelajaran. Apakah Anda sudah siap untuk menyusun pembelajaran di perusahaan Anda?
Akan ada banyak sekali manfaat apabila dalam perusahaan Anda telah memiliki program pembelajaran yang terstruktur dan memiliki komponen tepat, sehingga pembelajaran di perusahaan dapat berjalan maksimal sesuai kebutuhan dan perkembangan bisnis. Akan tetapi dalam melakukan proses pembelajaran seorang Human Capital Practitioner harus dapat mengawal KONSISTENSI pelaksanaan dan mempersiapkan proses pembelajaran.
Saat Anda mengalami kendala atau tantangan dalam melakukan penyusunan program pembelajaran, maka Anda dapat berkonsultasi lebih detail terkait program pembelajaran dalam program konsultan kami. Selain itu Anda juga akan mendapatkan solusi-solusi yang jitu bagaimana menyusun program pembelajaran yang menarik sesuai dengan arah bisnis dan perkembangan perusahaan. Anda dapat menghubungi program konsultan kami di https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkami.
Let’s Connect!
Reading Club
https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/identifying-employee-skill-gaps
