Sebelum kita membahas perancangan KPI, masihkah Anda ingat laga Timnas Indonesia melawan Timnas Bahrain pada 10 Oktober 2024 dalam Kualifikasi Piala Dunia 2026? Pertandingan antara Timnas Indonesia dan Bahrain tidak hanya menyuguhkan aksi di lapangan, tetapi juga memberikan contoh pentingnya pengukuran performa, seperti halnya KPI dalam bisnis.
Namun sayangnya, skor berakhir imbang 2-2 dan Timnas Indonesia pun terpaksa harus berbesar hati untuk berbagi poin dengan Timnas Bahrain.
Hingga saya menuliskan artikel ini, animo masyarakat terhadap pertandingan yang sudah lewat sekitar 2 minggu tersebut masih terasa dan bukan tanpa sebab hal ini bisa terjadi. Alasan utamanya bukan karena Timnas Indonesia gagal menang, melainkan karena performa / kinerja wasit yang memimpin pertandingan kala itu.
Banyak keputusan kontroversial yang ia keluarkan yang terkesan menguntungkan salah satu tim, termasuk gol yang tercipta di menit akhir pertandingan dan menghapus harapan kemenangan bagi Timnas Indonesia.
FYI, saya pun gemas dengan situasi ini. Namun terlepas dari pro dan kontra hasil pertandingan, saya mau ajak Anda untuk melihat statistik di bawah ini. (soal wasit, Anda bisa lanjutkan diskusi dengan yang lebih kompeten di ruang yang berbeda, hehehe).
Nah bapak ibu Business Owner, HC Practitioner & Professional Leader, apakah Anda berhasil menganalisa statistik di atas? Bagi Anda yang hobi nonton bola atau pertandingan olahraga lainnya, saya yakin cukup familiar dengan bentuk statistik seperti ini.
Anda bisa menganalisa performa kedua tim sepanjang 90 menit pertandingan berjalan (+ sekian menit kalau di pertandingan kemarin ) dari indikator-indikator yang sudah ditentukan. Mulai dari berapa banyak peluang pemain melakukan tendangan ke arah gawang, seberapa banyak (x%) yang akhirnya terkonversi menjadi sebuah gol.
Berapa banyak pelanggaran-pelanggaran yang dilakukan, dan seterusnya. Bagi para ‘penikmat bola’, mungkin pengalaman menyaksikan pertandingan dari bangku penonton dan hasil akhir pertandingan lebih menyenangkan dan menggugah adrenalin dibanding menganalisa data.
Namun sebaliknya, saya yakin data ini dapat menjadi acuan penting dalam pengukuran kinerja Coach Shin untuk mengevaluasi dan mengatur strategi agar tim tampil lebih baik dan memenangkan pertandingan.
Dalam konteks yang lebih formal, ini adalah suatu gambaran mengenai matriks pengukuran yang kita kenal sebagai KPI atau Key Performance Indicator. Kira-kira KPI seperti apa yang perlu Anda rancang?
Seperti halnya seorang pelatih yang memanfaatkan data statistik untuk mengevaluasi performa timnya, merancang KPI dapat membantu Anda selaku Business Owner, HC Practitioner maupun professional Leader memantau performa dan pergerakan tim sesuai dengan tujuan besar perusahaan.
Namun sayangnya, kenyataan tidak selalu seindah apa yang sudah direncanakan. Penerapan KPI tidak selalu berjalan mulus. Beragam faktor seringkali muncul dan menjadi hambatan saat manajemen berusaha menerapkan suatu sistem dalam mengelola SDM di perusahaan.
Anda boleh cek kembali “10 hal yang terlewat dalam membangun sistem” yang terdapat dalam buku 3 Kunci Sukses Pengelolaan SDM, saya harap Anda tidak ikut kelewatan, hihihi.
Saya teringat momen diskusi dengan salah satu klien Private Coaching (program pendampingan intensive dari Sinergia Consultant) beberapa waktu yang lalu, sebutlah namanya Mr. Y.
Saat itu kami sedang semangat-semangatnya merancang kurikulum pembelajaran tahunan. Di tengah-tengah pembahasan, beliau menunjukkan satu rancangan yang ia sebut KPI dengan format yang sangat sederhana. Anda bisa bayangkan respon saya? Kaaaget dong! karena sebelumnya kami memang belum pernah masuk ke pembahasan soal KPI.
Saya sangat appreciate dengan apa yang dilakukan Mr. Y. Apalagi dengan total jumlah karyawan yang tidak lebih dari 20 orang, idealnya menerapkan satu sistem / kebijakan bukanlah suatu hal yang sulit.
Namun, yang beliau sampaikan justru sebaliknya. Terasa sangat kompleks dan bingung mengapa penerapan pengukuran kinerja melalui KPI tidak berjalan optimal. Apa yang terjadi?
The elements of a good performance-management system are simple, but integrating them into a business’s fundamental operating system is more difficult than it seems. – kutipan dari artikel McKinsey
Apa yang sebenarnya ingin Anda capai melalui pengukuran kinerja ini?
Adalah pertanyaan yang saya ajukan dan berhasil membuat Mr. Y terdiam sejenak setelah cukup panjang ia berkeluh kesah. Dari raut mukanya, nampaknya Mr. Y mulai banyak memikirkan sesuatu, semoga. (Saya harap ini juga menjadi pertanyaan reflektif bagi Anda yang sedang merancang KPI.)
Pada dasarnya, KPI adalah bagian dari pengukuran kinerja yang berfungsi sebagai matriks untuk mendiagnosis peluang, merancang tujuan masa depan, serta mengelola kemajuan organisasi. Tentu saja, komponen didalamnya akan sangat lekat dan terhubung dengan apa yang menjadi tujuan besar perusahaan.
Maka catatan penting untuk Anda selaku Business Owner, HC Practitioner, maupun Professional Leader, adalah jika Anda tidak cukup jelas dengan arah yang mau Anda tuju dalam pengukuran kinerja, bagaimana Anda bisa menentukan standar yang tepat.
Dan sebagaimana yang disampaikan oleh Peter Drucker, American Strategy Guru & Author :
If you can’t measure it, you can’t manage it.
Saya mau kembali mengajak Anda untuk Step-back ke buku 3 Kunci Sukses Pengelolaan SDM, dijelaskan bahwa terdapat 3 perspektif utama dalam mengelola SDM di perusahaan, yaitu; Mindset, System dan Leadership yang digambarkan dalam segitiga dan saling terkoneksi satu sama lain. Tidak terbatas pada KPI saja, namun sebenarnya Anda juga dapat diterapkan pada strategi pengelolaan SDM lainnya.
1. Mindset : Pengukuran Kinerja pada KPI Bukan Hanya Soal Angka, Namun Hubungan 2 Arah
Saat Coach Shin Tae-Yong ditunjuk sebagai pelatih Timnas Indonesia, goal besarnya adalah membawa skuad Garuda ke Piala Dunia 2026. Meski ada pro kontra, keputusannya memilih pemain naturalisasi diibanding lokal bisa dipahami karena Competency Gap di antara mereka.
Sepakbola menjadi seru jika 11 orang yang ada di lapangan, berhasil menjalankan perannya masing-masing untuk memenangkan pertandingan. Namun, akan jadi nggak seru apabila hanya Anda yang semangat untuk menang, sedangkan 10 anggota lainnya hanya sekedar senang-senang, ya kan?
Begitu juga dengan KPI yang Anda terapkan. Dinamika dan dampaknya dapat Anda rasakan apabila setiap orang di perusahaan ikut terlibat. Anda terlebih dahulu perlu mengukur seberapa dalam pemahaman tim mengenai KPI, atau sejauh mana kesiapan tim menjalankan sistem yang akan diimplementasikan.
Dengan begitu, Anda dapat memikirkan bentuk pengukuran kinerja yang ideal untuk Anda terapkan di perusahaan. Jangan lupa juga untuk mempertimbangkan reward dan consequences yang jelas bagi setiap anggota tim ya!
2. Sistem yang transparan dan dikelola secara konsisten
Dalam melatih Timnas Indonesia, tentu Coach Shin tidak bekerja seorang diri. Terdapat PIC yang ditunjuk untuk membantu serta mendampingi pemain saat berlatih. Setiap PIC bertugas memastikan standar yang wajib dipenuhi oleh para pemain. Sebutlah standar gizi, pola makan, daya tahan, teknik bermain dan aturan-aturan lain yang tidak boleh dilanggar. Konsekuensinya? dicoret dan dipulangkan.
Sama halnya dengan KPI, Anda perlu menentukan menentukan peran masing-masing pihak. Anda juga perlu memastikan setiap indikator serta strategic objective terhubung dan relevan dengan tujuan besar perusahaan. Jangan sampai asal, apalagi tidak disiplin dalam mengawal KPI.
Untuk itu, cobalah membuat dashboard yang user-friendly sehingga membantu Anda melakukan pencatatan dan pemantauan KPI. Media yang tepat akan memastikan informasi dapat tersampaikan dengan jelas. No hidden agenda! percayalah bahwa saat merancang sistem dibutuhkan kesepakatan dan kepercayaan kedua belah pihak.
Lalu, siapa yang harusnya memantau KPI?
Pertanyaan yang bagus dan seingat saya, pertanyaan ini selalu muncul saat saya dan teman-teman Coach Sinergia membahas tentang KPI. Sebelum saya jawab, bisakah Anda bayangkan kemungkinan yang terjadi, jika Coach shin tidak bersikap tegas dan berani mengambil keputusan? bagaimana jika para PIC tidak cukup disiplin menjalankan tugas dan tanggung jawabnya?
Mengawal pelaksanaan KPI adalah tugas dan tanggung seorang Leader (bisa jadi Anda selaku business Owner, atau rekan-rekan leader dan manager.) Dengan begitu, mereka bisa membantu tim untuk tetap fokus pada tujuan dan memberikan dukungan yang diperlukan dalam proses pencapaian.
Seorang leader yang kompeten, akan membawa dampak positif terhadap timnya. Ia akan mampu bertindak sebagai atasan, rekan yang setara untuk mendampingi tim beradaptasi membentuk kebiasaan yang baru. Apabila Anda merasa para Leader yang ada saat ini tidak cukup kompeten, mungkin ini saatnya bagi Anda untuk memikirkan program pengembangan kompetensi. Atau langsung saja ganti dengan pemain naturalisasi, hehehe
Nah Business Owner, HC Practitioner maupun professional Leader, pada akhirnya tidak ada rumusan pasti dalam merancang dan merumuskan KPI. Jangan takut untuk salah ya, karena keberhasilan Anda dalam menerapkan KPI akan bergantung pada kemampuan Anda dalam menganalisa perkembangan bisnis, melihat peluang dan resiko, serta kesediaan Anda untuk terkoneksi dengan seluruh SDM di perusahaan.
Dibutuhkan pertimbangan yang matang dan strategis agar dapat merancang sistem pengukuran kinerja yang ideal. Apabila Anda butuh partner diskusi, jangan tunda untuk hubungi kami di Kontak Kami, atau Anda bisa mempelajari bagaimana caranya cara merancang KPI yang simple di sini.
Reference :
https://hbr.org/2021/09/kpis-arent-just-about-assessing-past-performance
Great post. I am facing a couple of these problems.